LINK TERKAIT

Untitled Document

Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI)

  1.  Berdasarkan Kepmendiknas No. 207/0/2002, tanggal 13 Desember  2002, Unimed bertambah 1 (satu) Biro, yaitu Biro Administrasi Perencanan dan Sistem Informasi  (BAPSI) yang  peresmian dan pelantikannya dilaksanakan pada tanggal 4 februari 2003.
  2. Kepmendiknas No. 207/0/2002, tanggal 13 Desember 2002 merupakan perubahan atas keputusan Mendikbud No. 271/0/1999, tentang Organisasi Tata Kerja (OTK) Unimed.
  3. BAPSI adalah unsur pelaksana di bidang administrasi perencanaan sistem informasi yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor.
  4. BAPSI dipimpin seorang Kepala :
  5. Mempunyai tugas memberikan pelayanan administrasi di bidang perencanaan dan sistem informasi.    
  6. BAPSI mempunyai tugas memberikan pelayanan administrasi di bidang perencanaan dan sistem informasi. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, BAPSI mempunyai fungsi :
    1. Melaksanakan administrasi perencanaan
    2. Melaksanakan administrasi sistem informas
  7. BAPSI terdiri atas :
    1. Bagian Perencanaan
    2. Bagian sistem Informasi


Bagian Sistem Informasi mempunyai tugas melaksanakan administrasi Sistem Informasi. Untuk menyelenggarakan tugas, Bagian Sistem Informasi mempunyai fungsi:
  1. Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data
  2. Melaksanakan layanan Informasi
    1. Sub Bagian Data
    2. Sub Bagian Pelayanan Informasi

BAPSI Unimed dalam melaksanakan tugas dan fungsinya bekerjasama dengan tim SP4 (Sistem Perencanaan Penyusunan Program dan Penganggaran) Unimed, dan secara administratif bertanggungjawab kepada Pembantu Rektor IV Unimed.

 

Sistem Informasi Akademik
Kehadiran teknologi komputer dengan kekuatan prosesnya telah memungkinkan pengembangan sistem informasi manajemen berbasis komputer. Dengan memanfaatkan teknologi komputer, didapat manfaat berupa kemudahan menyimpan, mengorganisasi dan melakukan pengambilan terhadap berbagai data. Didukung dengan perangkat lunak dan konfigurasi perangkat keras yang tepat, perusahaan dapat membangun sistem informasi manajemen yang handal dan berpengaruh secara signifikan terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Umumnya kejadian yang sering terjadi pada perguruan tinggi ataupun akademik adalah keterbatasan pengolahan data yang dimulai dari pengolahan data untuk saringan ujian masuk calon mahasiswa, pengumuman hasil calon mahasiswa yang lulus, proses pendaftaran ulang, baik bagi calon mahasiswa baru maupun mahasiswa yang telah menjadi mahasiswa dari perguruan tinggi tersebut. Kejadian diatas merupakan salah satu proses yang merupakan interaksi antara bagian internal perguruan tinggi ataupun akademis yang diwakilkan oleh pengolahan data ataupun administrasi data yang telah disusun sedemikian rupa dengan proses dan prosedur – prosedur tertentu. Diharapkan dengan adanya suatu sistem pengolahan data antara user yang merupakan mahasiswa dan pengolahan yang merupakan bagian dari sistem akademik yang menerima inputan dari mahasiswa dan mengolahnya untuk melakukan kegiatan transaksi kegiatan perkuliahan dan kegiatan admistrasi antara mahasiswa dan perguruan tinggi tersebut.
Kesulitan yang sering terjadi pada bagian internal perguruan tinggi adalah banyaknya pengolahan data yang memerlukan pengolahan dalam waktu yang relatif singkat. Sebagai contoh antara pengolahan data mahasiswa yang mengambil mata kuliah dan kelas yang dengan pengajar dosen. Pada data – data diatas akan didapat data – data  transaksi berupa, data absensi, data mata kuliah, data transkrip nilai, data jadwal ujian, data biaya pembayaran ( status pembayaran mahasiswa ), data dosen beserta atribut data gaji yang merupakan bagian dari sistem keuangan yang diterapkan pada sisi keuangan.
Secara umum sistem informasi akademik dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan akademik yang mengiginkan layanan pendidikan yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan, daya saing dan kualitas SDM yang dihasilkannya. Sistem informasi akademik sangat membantu dalam pengolahan data nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar (dosen) serta administrasi fakultas/ jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan software agar mampu mengefektifkan waktu dan menekanbiaya operasional.
Sistem informasi Akademik melakukan kegiatan proses administrasi mahasiswa dalam melakukan kegiatan administrasi akademik, melakukan proses pada transaksi belajar – mengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses administrasi akademik baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya yang muncul pada kegiatan registrasi ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik. Proses pengolahan data keungan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keungan yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini sistem informasi Akademi dapat melakukan update untuk data mahasiswa. Beberapa bagian yang bersangkutan dengan modul keuangan dapat diintegrasikan dibawah Sistem Informasi Akademik, modul keuangan dapat berupa kegiatan transaksi akutansi ataupun kegiatan transaksi kepegawaian yang merupakan proses yang terjadi pada kegiatan di Universitas ataupun Akademik.

  1. Elemen – Elemen Sistem Informasi Akademik
  2. Tujuan dari Sistem Informasi Akademik

Secara umum tujuan dari sistem informasi akademik adalah memberikan informasi tentang kepentingan akademik misalnya saja : data mahasiswa, KRS, KHS, dll.

  1. Masukan (infut) dari Sistem Informasi Akademik
  2. Data Mahasiswa
  3. Data Dosen
  4. Data Mata Kuliah
  5. KRS
  6. Daftar Nilai Mahasiswa
  7. Data Mahasiswa yang sudah Lulus
  8. Data Keuangan
  9. Keluaran (output) dari Sistem Informasi Akademik
  10. Daftar Nama Mahasiswa
  11. Daftar Nama Dosen
  12. Jadwal Kuliah
  13. KHS, Absen Mahasiswa
  14. Daftar Nama Wisudawan
  15. Data Mahasiswa yang aktif dalam perkuliahan
  16. Proses dari Sistem Informasi Akademik
  17. Masukan data mahasiswa yang didapat dari mahasiswa yang bersangkutan saat registrasi ulang (pendaftaran) dengan Keluaran daftar nama mahasiswa.
  18. Masukan data dosen yang didapat dari setiap Fakultas yang sudah dikordinasi dengan jurusan yang memberikan keluaran berupa daftar nama baik itu dosen lama yang masih tetap aktif mengajar, serta daftar nama dosen baru yang mulai mengajar.
  19. Masukan data mata kuliah yang didapat dari setiap jurusan di lingkungan Universitas dengan memiliki keluaran jadwal kuliah dan jumlah SKS tiap mata kuliah yang sudah ditentukan.
  20. Masukan KRS, karena didapat dari pilihan mahasiswa untuk mata kuliah yang akan diambil dan dengan ketentuan yang berlaku. Masukan KRS ini memiliki keluaran absen mahasiswa persetiap mata kuliahnya.
  21. Masukan daftar nilai mahasiswa didapat dari setiap jurusan di lingkungan Universitas. Mahasiswa Wajib Mengisi KRS, karena itu merupakan salah satu syarat agar KHS dapat Keluar.
  22. Masukan daftar nama mahasiswa yang telah lulus yang didapat dari setiap jurusan yang telah dikumpulkan pada fakultas setelah itu ke lembaga yang menhasilkan keluaran berupa daftar nama wisudawan.
  23. Masukan data keuangan yang didapat dari puskom yang telah dikoordinasi baik pada setiap jurusan melalui fakultas, dengan keluaran data mahasiswa yang masih aktif dan dapat mengikuti perkuliahan semester berikutnya. Proses pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keungan yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat melakukan update untuk data mahasiswa.
  24. Umpan Balik

Setiap mahasiswa mengkoreksi apakah data yang telah mereka isi sama dengan data yang mereka terima karena bisa saja terjadi kesalahan pemasukan data. Jika terjadi kesalahan data mahasiswa maka mahasiswa dapat memperbaikinya dengan cara menginformasikannya ke fakultas dan fakultas yang akan mengurusnya ke lembaga.

  1. Komponen Sistem Informasi Akademik

    Sistem informasi akademik mempunyai komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum, yaitu : komponen input, komponen model, komponen basis data, dan komponen output. Perbedaan komponen – Komponen ini antar sistem – sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem informasinya.

  2. Komponen Input Akademik

    Sistem informasi akademik mengumpulkan data yang berkaitandengan pengolahan data misalnya nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar (dosen) serta administrasi fakultas/ jurusan, dll.

  3. Komponen Model Akademik

    Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah bentuk input menjadi output. Model di sistem informasi akademik banyak digunakan untuk menghasilkan informasi – informasi tentang pengolahan data mahasiswa, dosen, dll.

  4. Komponen Basis Data Akademik

    Data yang digunakan untuk output berasal dari data base.

  5. Komponen Output Akademik

    Tiap subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem itu sebagai bagian dari bauran. Subsistem jurusan menyediakan informasi mengenai jurusan. Subsistem Fakultas menyediakan informasi mengenai fakultasnya.

  6. Manfaat Sistem Informasi Akademik

    Beberapa keuntungan yang dapat diperolehdengan penerapan Sistem Informasi Akademik ini adalah :

    • Kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa harus melakukan interaksi langsung dengan bagian administrasi karena informasi tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data melalui komputer yang terkoneksi secara internet.
    • Kemudahanbagi bagian administrasi dikarenakan berkurangnya interaksi secara langsung dan lebih dilakukan interaksi terhadap data – data yang diinputkan oleh mahasiswa yang merupakan kebutuhan untuk proses pengolahan data.
    • Penyimpanan data yang terstruktur dikarenakan Sistem Informasi Akademik menggunakan database yang tersimpan didalam komputer.
    • Updating informasi antara bagian administrasi akademik maupun dengan bagian keuangan yang merupakan validasi untuk status mahasiswa sehingga dapat melakukan kegiatan belajar – mengajar, dimana terjadi interaksi data secara langsung tanpa memerlukan update data secara manual. Update data dari Sistem Keungan dan Sistem Akadmik merupakan proses penting dimana proses ini mengupdate status mahasiswa dalam interval waktu terntu.
    • Kemudahan bagi pengajar untuk melakukan kegiatan belajar – mengajar dimana pada komponen Front End Web dan komponen Back End Web dapat membantu para pengajar untuk menyampaikan informasi secara on – line dan menerima informasi secara on – line dari mahasiswa.
    • Pada sistem ini dapat mereduksi waktu yang dilakukan pad Sistem Akademik secara manual.
    • Pengolahan data keunagan yang lebih efektif dengan menggunakan aplikasi yang dapat mendukung proses keuangan danproses kepegawaian.

 

Galeri BAPSI